Esta es nuestra guía definitiva para entender los aspectos legales y operativos que acompañan la solicitud de dotaciones en las empresas. En este artículo hablaremos sobre la dotación legal, buscando ayudarte y guiarte para hacer más fácil tu trabajo.
El suministro de ropa de trabajo y calzado es una prestación social a la que tienen derecho algunos trabajadores. Se encuentra regulada en el código sustantivo de trabajo capitulo IV articulo 230 al 235.
"SUMINISTRO DE CALZADO Y VESTIDO DE LABOR. Todo empleador que habitualmente ocupe uno (1) o más trabajadores permanentes, deberá suministrar cada cuatro (4) meses, en forma gratuita, un (1) par de zapatos y un (1) vestido de labor al trabajador, cuya remuneración mensual sea hasta dos (2) meses el salario mínimo más alto vigente. Tiene derecho a esta prestación el trabajador que en las fechas de entrega de calzado y vestido haya cumplido más de tres (3) meses al servicio del empleador"
Tabla de contenido
Nuestro objetivo es que puedas encontrar herramientas que te ayuden a ser más eficiente al momento de entregarle la dotación a tus compañeros o trabajadores y que el pedido de dotaciones no sea un dolor de cabeza para el encargado.
Empecemos por lo más fundamental.
¿Que es dotación?
Según la RAE se entiende por dotación el acto y resultado de dotar, entregar, otorgar u equipar.
En el ámbito empresarial. es una prestación social a la que tienen derecho los trabajadores en Colombia. La misma, obliga a las empresas a entregar gratuitamente a sus trabajadores mínimo una muda de ropa de trabajo.
Una dotación esta compuesta por pantalón, camisa-overol y un par de zapatos o botas para mujer y para hombre. Así mismo, el empleador esta en la obligación de suministrar la ropa de trabajo correcta según las variables que acompañen las funciones del trabajo.
Basados en nuestra experiencia, te recomendamos tener en cuenta las siguientes variables para elegir la dotación correcta de un trabajador:
- Funciones del trabajador: Nos permite identificar que riesgos esta expuesto el trabajador, que tipo de trabajo realiza (Físico o intelectual) y otras condiciones especiales.
- Clima del lugar trabaja la persona: Debemos conocer las condiciones meteorológicas del lugar para que la prenda ayude a contrarrestar sus efectos en las personas. ¿Hace frió o calor? ¿llueve constantemente?
- ¿Realiza la función a la intemperie o en dentro de instalaciones? Es indispensable saber este dato pues de eso depende el tipo de textil que debemos usar.
¿Quien tiene derecho?
Tienen derecho a dotación los trabajadores que ganen hasta 2 salarios mínimos mensuales. En consecuencia, las empresas no están obligadas a suministrar ropa de trabajo a aquellos trabajadores que ganen 2 salarios mínimos mensuales o más. Por otro lado , un trabajador adquiere el derecho de recibir uniforme luego de haber trabajado por lo menos 3 meses en la empresa.
Debes tener en cuenta que la entrega de la dotación no depende del área en la que se desempeñe el trabajador. El motivo es que el criterio que se usa para saber si se debe o no entregar dotación es el sueldo y no la función. Asimismo, deberás entregar ropa de trabajo a tu personal administrativo, comercial y operativo, acomodándose a las necesidades de cada labor.
Fechas de entrega
Según el Código Sustantivo del Trabajo, en el Art. 230, establece que la dotación de uniformes debe ser entregada al trabajador cada cuatro (4) meses, mientras que el Art. 232 indica que se debe suministrar permanente a los trabajadores calzado y ropa de trabajo tres (3) veces al año a más tardar en las siguientes fechas:
- Primera entrega: Hasta el 30 de ABRIL.
- Segunda entrega: Hasta el 31 de AGOSTO.
- Tercera entrega: Hasta el 20 de DICIEMBRE.
Recuerda que estas son fechas limite de entrega de dotación ,por esta razón no hay ningún impedimento en entregarla antes de dichas fechas. Muchas empresas dejan el pedido de dotación para último minuto , por lo tanto la demanda de dotación en los meses de abril, agosto y diciembre aumenta desproporcionalmente, haciendo que los fabricantes de ropa de trabajo y calzado se vean en apuros para cumplir sus compromisos.
No olvides que no cumplir con estas fecha entrega de dotación puede generar multas a tu empresa por valores estipulados en el art 486, así que es mejor madrugar.
¿Qué compone una dotación?
Básicamente, las dotaciones deben tener siempre una camisa/blusa y pantalón u overol y calzado.
Ahora, es importante resaltar el cuidado que hay que tener al escoger los uniformes para tus empleados.
Debemos tener en cuenta que hay diferentes tipos de uniformes que corresponden a las diferentes actividades. Cada uniforme va obtener sus características basándose principalmente en la seguridad y comodidad del trabajador, quien debe ser siempre lo más importante a la hora de suministrarle la dotación.
¿Cuánto dinero debo invertir en la compra de una dotación?
La ley no especifica una cifra mínima o máxima que deba ser invertida para la compra de los uniformes.Todo dependerá de las necesidades de la empresa y las funciones de los trabajadores. Sin embargo, la ley es muy clara con respecto a que bajo ninguna circunstancia se le debe cobrar o descontar a los trabajadores la dotación que les brinda la empresa, ya que eso es meramente responsabilidad del empleador.
¿Qué pasa si tengo un trabajador en periodo de prueba? ¿Debo darle dotación?
La respuesta desde la ley es NO.
El CST (Art. 230-235) nos dice que un trabajador solo tiene derecho a su dotación después de cumplir 3 meses laborando en la empresa o después de cumplir su periodo de prueba que puede ser menor a este.
A pesar de ello, muchas empresas optan por comprar también la dotación de estos trabajadores ya que al cumplir sus funciones pueden estar expuestos a un accidente por no tener el vestuario y calzado pertinentes.
Los trabajadores no están obligados a devolver la dotación suministrada ya sea porque se la van a cambiar (dotación legal) o porque se va a retirar de la empresa. Estas prendas y calzado le fueron entregadas al trabajador para su uso personal (dentro de la empresa).
¿Qué se puede hacer?
Lo que si puedes y debes hacer es que el trabajador firme un documento que especifique claramente que ese uniforme no puede ser utilizado para actividades que no correspondan a la empresa ya que pone en riesgo el nombre y la integridad de la misma.
En el documento se debe hacer hincapié en que el trabajador es responsable del daño que le pueda hacer al buen nombre de la empresa por el hecho de vestir los logos en el uniforme.
A continuación, vas a encontrar un ejemplo de este documento que vas a poder descargar para usar como plantilla.
Diferencia entre dotacion y elementos de protección personal (EPP)
Muchas personas asocian el termino dotación con EPP, sin embargo son dos prestaciones diferentes a las que tienen derecho los trabajadores en Colombia.
Como su nombre lo indica, los Elementos de Protección Personal son piezas que utilizamos para proteger algunas partes del cuerpo, como la cabeza, ojos y cara, el aparato respiratorio, los odios, las manos y los pies.
La función del EPP es impedir que tengamos contacto directo con algún riesgo de lesión o enfermedad mientras trabajamos, en consecuencia estos elementos forman parte de la seguridad industrial.
A continuación te explicamos las 6 principales diferencias entre una Dotación y los EPP.
- La Dotación esta regulada por el articulo 230 del código sustantivo de trabajo, mientras tanto la entrega de EPP esta regulada por el articulo 176 de la resolución 2400 de 1979.
- La Dotación legal tiene unas fechas máximas de entrega, en cambio los EPP debe ser entregado al trabajador que lo requiera, desde el momento en que comienza la labor en la empresa.
- Los EPP deben ser suministrado al trabajador sin importar cuanto sea su sueldo, al contrario, la dotación de uniformes establece una cantidad máxima de sueldo devengado para poder recibirla.,
- La Dotación de uniformes debe ser entregada al trabajador que tenga un periodo de tiempo mínimo en la empresa, mientras tanto los EPP deben ser entregados al trabajador desde primer día de trabajo.
- Entregar dotación al trabajador esta dirigido a su comodidad en el lugar donde realiza la función, por otro lado los EPP protegen las partes del cuerpo que son más propensas a contacto directo con algún riesgo.
- La Dotación se vuelve propiedad del trabajador.Sin embargo, los EPP deben ser regresado a la empresa en el momento en que su contrato sea terminado.
Dotación como imagen corporativa
La dotación hace parte fundamental de la imagen corporativa, por ello es un elemento vital en la construcción de marca de cualquier empresa. Por esta razón, en muchas empresas deciden uniformar a todos los trabajadores incluyendo los que ganan más de 2 salarios mínimos.
En este caso el empleador esta obligado a entregar el uniforme corporativo al trabajador a quien esta exigiendo tener un código de vestido o llevar un uniforme sin importar cuanto dinero gane al mes.
Estudiar temas legales se puede hacer eterno y aunque haya todavía mucha tela por cortar, en esta sección están los conceptos esenciales para entender la parte legal para afrontar este desafio cada 4 meses.
Una vez entendida toda la parte legal sobre la dotación , nuestro texto empieza a tomar un nuevo rumbo. Comenzaremos a hablar de como es el proceso desde 0 hasta el trabajador viste su dotación.
Empecemos por lo más importante, el proceso de compra.
El proceso de compra
Sabemos que todo el proceso de la compra de la dotación puede ser un poco estresante y enredado por eso queremos ayudarte a hacer esta labor mucho mas ágil y eficiente. recuerda que la entrega de dotaciones no tiene que ser un dolor de cabeza.
Creación de grupo
Como te explicábamos anteriormente, es muy importante que tengas claro para que actividades específicas necesitas cada dotación.
Una vez tengas claro esto, separa las diferentes dotaciones para que puedas tener una vista general de que es lo que necesitas.
Por ejemplo: Un grupo para los uniformes administrativos, un grupo para los uniformes de los obreros, un grupo para los uniformes de los soldadores, un grupo para los uniformes del personal de aseo, etc.
Recoger tallas
Bien, ya que tenemos los grupos dividido y sabemos cuales son las características de los uniformes que necesita cada grupo comenzaremos a recoger información de tallas grupo a grupo.
Para esto es muy importante tener en cuenta que Las tallas de dotación son muy diferentes a las tallas en moda. Para evitar errores y confusiones es mejor solicitar una muestra de tallaje.
DMS TE RECOMIENDA
Entre más estandarizado sea tu dotación mejores precios por cantidad podrás solicitar. No diferencies grupos o áreas con sus uniformes a no ser que sea completamente necesario.
¿Qué es una muestra de tallaje?
Es una alternativa que te brindamos como proveedores para evitar errores al pedir la dotación.
Simplemente, le dices a tu asesor comercial que necesitas una prueba de tallaje para tus empleados.
Una vez la solicites, el asesor se va a encargar de ir o enviar hasta tu oficina diferentes tallas de la prenda que necesites. Ejemplo: Camiseta tipo polo en tallas XS, S, M, L, XL. Para que tus compañeros se las prueben y verifiquen cual seria su talla de dotación.
Debes saber que cada proveedor maneja unos rangos diferentes en el tallaje.
Hay quienes para ahorrar la cantidad de tela consumida en el uniforme los hacen más pequeño y otros que buscar la comodidad del trabajador y usan molderia más generosas en las medidas.
Por eso cuando cambies de proveedor de dotación es ideal solicitar prueba de tallaje para evitar devoluciones y quejas luego de entregar.
¿Como crear una base de datos de tallaje?
Una vez tus compañeros sepan que talla de dotación son,empezamos diligenciando la información. Sin embargo, no olvides que las personas varían de peso en el tiempo y que es bueno que actualices estos datos periódicamente.
Tenemos muy claro que esta es la parte donde pueden haber más confusiones debido a la cantidad de personas que te va a dar información, Así que, te vamos a dejar un link donde vas a encontrar un archivo descargable para suministrar esta información de forma rápida y segura.
Archivo base de datos tallaje
En el archivo vas a encontrar tres hojas igual de importantes que te van a hacer la vida más fácil.
Hay personas que prefieren recolectar información con papel y lapicero por eso la primera hoja es un formato de impresión. Este contiene una columna para escribir el nombre completo de cada trabajador, area o grupo donde trabaja, luego otra columna llamado tallas, dividida en 3 casillas llamadas camisa/blusa, pantalón y calzado. Para finalizar vas a encontrar una casilla donde dice firma.
La idea es que el trabajador que te esta dando esa información verifique que hayas anotado bien todo y la firme para darte su aprobación. Así tú te aseguras de que no vas a tener errores al solicitar la dotación.
Por otro lado hay personas que aprovechan las herramientas digitales para automatizar su labor y para ellos están dirigidos las otras dos hojas.
En la segunda hoja vas a encontrar un archivo casi idéntico al de la primer hoja, solo que esta vez no es un formato de impresión si no formato de base de datos.
Allí llenas la información de tallas de cada persona como explicamos para la primera hoja. El truco esta en que este formato esta automatizado para que de la base de datos de la hoja 2 salga un resumen por prenda y por talla en la hoja 3, el cual puedes usar como formato de orden de compra.
Este resumen te va permitir crear la orden de compra para que el proveedor empiece a producir. Haciendolo de esta manera, vas a evitar errores por parte tuya o de tu proveedor que pueden generar retrasos en la entrega de las dotaciones.
Ahora que ya pasamos por la parte mas complicada del proceso vamos a proseguir con la orden de compra que enviamos al proveedor.
¿Qué debe tener una orden de compra?
Es difícil explicar que debe tener exactamente cada orden de compra ya que eso va a depender en gran medida de la empresa y su forma de organización.
Sabemos que hay muchas empresas que manejan su propio formato. De igual forma, recuerda que en el archivo de tallas se genera automáticamente un formato de orden de compra para que uses ya sea de manera oficial o como extra para dar información mas clara al proveedor y así evitar complicaciones.
Por experiencia propia, como proveedores de dotación sabemos que normalmente las ordenes de compra no contiene mucha información, esto hace que para nosotros sea un poco difícil hacer el pedido para enviarlo a producir.
Archivo para orden de compra
Por eso te invitamos a que uses el formato descargable donde vas a poder dejar clara toda la información de la solicitud.
En este formato vas a encontrar una casilla donde dice Información del proveedor. Ahí vas a poder suministrar datos como: Razón social, Nit, Asesor comercial, Número del asesor comercial, correo y dirección proveedor.
Adicional a esto vas a tener un espacio para poner el número de orden de compra, la fecha en que se envía la orden de compra y la fecha estimada de entrega de la dotación.
Por otro lado, vas a encontrar una casilla más para la información de entrega de la dotación y entrega de la factura. Si el pedido y la factura se entregan en un mismo lugar podemos eliminar alguna de las 2 casillas.
Para finalizar, encontraremos un área llamada descripción y al lado un área llamada logos, después varios números que equivalen a las tallas y por último, un área de precio unitario y precio total.
Esto te va a ayudar a saber cuanto dinero invertirás en esa dotación en específico.
Te recordamos que las tallas en dotación siempre son equivalentes en números y van de 2 en 2. Por ejemplo: XS/34, S/36, M/38, L/40, XL/42, etc…
Si vas a usar el formato como orden de compra entonces estamos listos para el siguiente paso, si de lo contrario tu empresa tiene ya un formato de orden de compra determinada el siguiente paso seria diligenciarla.
Una vez tengamos todos los pasos anteriores listos procedemos a enviarle la ORC al proveedor.
Con esto damos por terminada la primera parte que te corresponde como encargado de compras.
¿Como se producen las dotaciones?
Como cualquier empresa nosotros también seguimos protocolos y procesos para poder ayudarte a entregar la dotación lo más pronto posible.
Recepción de orden de compra
El primer paso es el asesoramiento del vendedor al cliente. Para nosotros es fundamental que nuestro cliente conozca cuales son las ventajas y desventajas de cada una de las telas y prendas con las que quiere producir una dotación.
Por eso mismo, nuestro asesor hace una variedad de preguntas acerca las funciones que desempeñan tus trabajadores para recomendarte y explicarte cuales de nuestros productos se acomodan mejor a tus necesidades.
Montar pedido
Una vez el asesor dejé en claro toda esta información espera a que el cliente envié la orden de compra. Luego debe «traducir» lo que el cliente le esta solicitando a un lenguaje tecnico en nuestro formato de pedido.
Nosotros internamente tenemos unos tiempos estimados para cada uno de ciclos que cumple ese pedido de dotación dentro de la empresa.
Creación de orden de producción
Con el pedido la persona encargada de la programación de producción coordina las compras que se deben hacer, bien sea de insumos de confección, telas para dotación, calzado o elementos de protección personal.
Después de esto, tu pedido es enviado a nuestra diseñadora, quien debe leer la descripción que el asesor hace desde que comienza el proceso y según eso hace las órdenes de producción, fichas técnicas de las prendas y los figurines. Todo esto en una sola hoja tamaño oficio que después va a rotar por toda el área de producción. LINK
Esta orden de producción muestra en un dibujo como se debe ver el uniforme una vez este terminado y especifica que maquinas e hilos se debe usar, cual es la composición de la tela, los lugares de los logos, si es bordado o estampado, entre otros detalles para que tu dotación salga perfecta.
Para este momento ya pasaron varios días y la prenda aún no se empieza a confeccionar.
Todo lo anterior es proceso administrativo y comercial con el fin de garantizar que tu uniforme va salir exactamente como lo pediste, recuerda que nosotros atendemos más de 200 empresas y por ello es necesario tomarnos el tiempo necesario al principio de la producción de tu dotación.
Consideramos que el secreto de la dotación esta en garantizar a nuestros clientes que su uniforme va ser siempre el mismo y tal cual lo piden.
Inicio del proceso operativo de una dotación, el corte
Bien, empecemos ahora con el proceso operativo.
Una vez la orden de producción es terminada se entrega al área de corte, allí nuestros compañeros se encargan de cortar la tela según los moldes que manda a imprimir el jefe de producción.
La cantidad de tela que haya sobre la mesa dependerá de la cantidad de uniformes que se solicite.
Terminado el proceso de corte, se pasa las partes de la prenda junto con la orden de producción al modulo encargado.
A diferencia de otras empresas del sector, nosotros no tercerizamos nuestro proceso ya que contamos con nuestro centro de confección propio.
Dentro del área de producción tenemos diferentes módulos que se encargan de diferentes uniformes o prendas. Cada modulo tiene una especialidad aunque todos están preparados para hacer cualquier tipo de dotación.
La persona encarga de destinar las prendas a los módulos es el jefe de producción.
Proceso de confección y logos
Al llegar las partes de la prenda al modulo comienza la parte de confección donde une pieza por pieza hasta construir el uniforme.
El proceso de producción de prendas de vestir es en serie donde las prendas van pasando por diferentes personas quienes le van agregando la operación que tienen encargadas hasta que sale una prenda completa.
Cuando tengamos la prenda lista se pasa de nuevo la orden de producción, bordar u estampar dependiendo de como lo haya solicitado el cliente.
Una vez la prenda este completamente armada y con los logos listos, pasa al área de terminación, como siempre junto con la orden de producción.
Revisión de calidad
En este módulo, la encargada debe revisar las prendas para hacer el control de calidad, se quitan los hilos extras que hayan quedado, se verifica que los logos estén bien hechos, que los bolsillos estén bien pegados, que las marquillas correspondan a la talla de la prenda.
Despachos
Una vez la prenda haya pasado por todo este proceso, pasa por fin a la ultima área de producción que es a despachos, donde van a doblar, empacar y enviar.
El paquete enviado debe tener junto con las prendas un documento llamado remisión donde especifica las prendas, tallas y cantidades enviadas.
Ese documento lo debe firmar la persona que recibe el paquete y el mensajero lo devuelve al área de bodega para archivarlo.
Todo este proceso de producción demora alrededor de 10 días. Una vez hecho esto se le notifica al cliente que el pedido ya va a ser despachado para reconfirmar la dirección de entrega.
Este seria el final del ciclo por parte de nosotros como proveedores, pero aun falta un proceso más por parte del departamento de compras.
Una vez recibida la mercancía, la persona encargada debe revisar junto con el mensajero que las cantidades y tallas sean las solicitadas.
Descargar acta de entrega dotación
Después de todo esto, lo que prosigue es entregar la dotación a tus compañeros. Para este proceso es importante que el empleado firme un acta de dotación donde va a constar que en esa fecha el empleador entrego la dotación correspondiente. LINK C
¿Por qué es importante el acta de dotación?
Este documento va a dejar reflejado frente a los ojos jurídicos que la empresa cumplió con sus obligaciones al entregar la dotación a sus trabajadores.
Es muy importante tenerlo firmado por los trabajadores pues es posible que en algún momento un empleado retirado de la empresa decida ir a la oficina de trabajo a denunciar que el empleador no le otorgo su dotación correspondiente.
En este caso, la empresa podría verse inmiscuida en algunos problemas legales, además de que tendría que indemnizar al trabajador a la hora por el valor de las dotación no entregadas. LINK
En esta acta debes diligenciar y especificar cuales son los artículos que le estas entregando a los trabajadores y hacerlos firmar.
Una vez este entregada la dotación y firmada el acta; Estas listo para dejar de lado toda la parte de dotación y encargarte de los otros ámbitos laborales de tu empresa.
Esperamos que este articulo haya sido de ayuda con tu investigación, recuerda que siempre estamos a tu disposición.
si quieres seguir aprendiendo vamos a publicar articulos semanales hablando sobre diferentes temas de interes a la hora de comprar dotación.
Ventajas de comprar en nuestra tienda online
Sabemos que hay empresas que no pueden esperar 30 días para la producción de sus uniformes o que tienen un personal que rota constantemente y que deben estar comprar pequeñas unidades semanalmente. Para ellos creamos la solución DMS Tienda.
DMS tienda es un e commerce donde podras encontrar dotación para diferentes tipos de trabajo, estas prendas as vamos a mantener en bodega listas para personalizar con tu logo y enviar en un tiempo no mayor a 3 días habiles con despachos a todo el país.
Los productos que tenemos en nuestra tienda son producidos con textiles nacionales de la mejor calidad y el diseño pensado en la comodidad y seguridad del trabajador.
Con esto damos por terminado este extenso articulo, sabemos que tiene mucha información para digerir pero no quisimos dejar cosas en el tintero.
Nuestra meta es ayudar a que las empresas se asesoren mejor a la hora de comprar dotación para que hagan compras eficientes que garanticen la seguridad del trabajador.
Si quieres una asesoría personas CONTACTANOS y con mucho gusto un asesor responderá a todas tus preguntas.